Interview Kjell Lutz, dagvoorzitter uitreiking Nationale Meeting Award
De afgelopen periode hebben diverse offline events alsnog online doorgang kunnen vinden, waaronder de uitreiking van de Nationale Meeting Award. Hoewel de aanpak van een online event verschilt van live, ziet dagvoorzitter Kjell Lutz ook duidelijke overeenkomsten. "Het gaat erom dat je een dag soepel laat verlopen en de betrokkenheid van de deelnemers stimuleert, het verschil zit 'm alleen in de manier waarop."
Net als bij een live events staat en valt een online event met een goed programma. Indien het online event ter vervanging is van een geannuleerd live event, volstaat het niet om het programma één op één over te nemen. Een goed voorbeeld hiervan is de uitreiking van de Nationale Meeting Award, die stond gepland voor maandag 16 maart. "Het live event moest een feestje worden met inspirerende sprekers en een diner, maar dat was na 12 maart niet meer mogelijk. Omdat de organisatie de winnaars niet wilde laten wachten, werd het event omgezet in vijf korte online events gemaakt die begin april plaatsvonden. Op het moment dat zo'n keuze wordt gemaakt, moet je als dagvoorzitter je voorbereiding voor het live event loslaten en omschakelen. Uiteindelijk had elk event een feestelijke sfeer, met aandacht voor de huidige omstandigheden en de procedure achter de Nationale Meeting Award. Elke uitreiking duurde een half uur, wat voor de aandachtspanne van de deelnemers prima was."
Energie
Die aandachtspanne is een belangrijk element bij het organiseren van online events. "Wanneer het programma minder aanspreekt, vormt bij een live event de sociale controle in ieder geval nog een drempel om af te haken. Die drempel is bij online events veel kleiner. Als dagvoorzitter kun je de betrokkenheid van de deelnemers ook niet op de gebruikelijke manier stimuleren. Je hebt geen oogcontact en dus ook geen feedback uit de zaal waar je op in kunt spelen. Dat betekent dat je zelf meer energie moet uitstralen, want daar gaan je deelnemers in mee. Tegelijkertijd ben je als moderator de hele tijd in beeld. Dat betekent dat je voortdurend op je uitstraling moet letten. De uitreikingen van de Nationale Meeting Award heb ik bijvoorbeeld staand gedaan, dat straalt veel meer kracht uit."
Variatie
Afhaken vormt ook een risico wanneer een spreker minder interesant is. "Deelnemers hebben dan eerder de neiging om een kop koffie te pakken. Wanneer je ze kwijt bent, is het nog maar de vraag of ze weer terugkomen. Sprekers doen er dus verstandig aan om hun verhaal aan te passen en meer interactie met het publiek te creëeren. Gelukkig zijn de reeds beschikbare digitale mogelijkheden ook prima in te zetten tijdens een online event, zoals polls en stemrondes via een app op de telefoon. Hetzelfde geldt voor het organiseren van break-outsessies. Je kunt groepen bijvoorbeeld aan een document in Google Docs te laten werken. Dat kan prima via Zoom. Variatie in activiteiten houdt de aandacht vast."
Techniek
Het mag duidelijk zijn dat een online event staat of valt bij goed werkende techniek. Voor Kjell gaat dat nog een stapje verder dan een laptop en een goede internetverbinding. "Ook voor online events geldt: wil je het goed doen, dan moet je investeren in goede spullen. Ik kijk goed naar mijn uitlichting. De achtergrond houd ik neutraal en voor een beter geluid gebruik ik een losse microfoon. Het grappige is dat dit voor online deelnemers juist niet geldt. In deze tijden worden huiselijke taferelen zoals een kat die door het beeld juist meer geaccepteerd. Het is net even wat persoonlijker. Ik speel daar zelf ook graag op in. Tijdens programma-onderdeel waarbij normaal gesproken wordt gestemd met rode en groene kaartjes, heb ik de deelnemers voor een online event gevraagd om thuis op zoek te gaan naar een rood en een groen object en deze objecten te gebruiken voor het stemmen."
Groepsgevoel
Wanneer de locaties hun zalen volgens het 1,5 meter scenario hebben aangepast en uiteindelijk weer grootschalige evenementen mogen organiseren, heeft dit natuurlijk ook impact op de organisatie van een event. "Wellicht heb je tijdens een bijeenkomst dan drie plenaire zalen nodig in plaats van één in verband met de verplichte afstand van 1,5 meter. Dat heeft dan ook weer impact op de interactie en het groepsgevoel in de zaal. Maar ook daar pas je je als dagvoorzitter gewoon op aan."